Automated Lead Capture
Industry:
M&A / Corporate Finance
Project Duration:
6 Weken
Services:
RPA & Process Automation
-
Maatwerk AI-Oplossingen
Client Size:
M&A Consulting Boutique
Client Overview
Dutch Dream Group is een Nederlandse M&A consulting boutique die ondernemers begeleidt bij overnames, exits en strategische deals. Hun website is een belangrijk instroomkanaal voor nieuwe leads — potentiële verkopers en kopers die vaak deals van miljoenen overwegen. In dit segment is snelheid van opvolging geen luxe, het is een concurrentievoordeel.
The Challenge
Elke lead die via het websiteformulier binnenkwam, moest handmatig worden ingevoerd in de CRM door studenten of teamleden. Op papier simpel, in de praktijk vertragend. Hun CRM was gekozen om zijn diepe M&A-functionaliteit, maar had geen out-of-the-box webformulier-integratie. Velden moesten worden gemapped, leads moesten worden verrijkt met bedrijfsdata, en de juiste owner moest worden toegewezen op basis van regio en deal-type. Resultaat: een vertraging tussen lead-binnenkomst en eerste opvolging van 4 tot 24 uur. Voor een markt waarin het eerste contactmoment vaak bepaalt wie de deal krijgt, was dat te lang. Daar bovenop kwam de constante overhead van studenten inwerken op een handmatige flow.
Our Approach
In een korte Discovery Sprint brachten we de volledige lead-flow in kaart — van formulier-submit tot toegewezen sales owner. We constateerden dat standaard integraties geen optie waren door de specifieke CRM en kozen voor een dedicated automation-laag. n8n werd onze orkestratie-tool: krachtig genoeg voor complexe workflows, transparant voor het team, en flexibel genoeg om de eigenaardigheden van de CRM-API op te vangen. We bouwden het zo dat het team de flow zelf kon volgen en monitoren — geen black box.
The Solution
We ontwikkelden een n8n-orkestratie die de hele keten van lead-binnenkomst tot CRM-record automatiseert. Formulier-submits worden direct opgevangen en gevalideerd. Vervolgens verrijkt het systeem de lead automatisch met bedrijfsdata via externe bronnen (KvK, branche, omvang, signaalwoorden). Daarna scoort het de lead op M&A-relevante criteria en wijst de juiste sales-owner toe op basis van regio, deal-type en huidige caseload. Het volledig verrijkte record wordt via custom API-calls in de CRM aangemaakt, en de owner krijgt direct een notificatie met context en een eerste actie-suggestie. Het hele traject — van submit tot toegewezen, verrijkte lead — duurt nu onder de 30 seconden.
Results & Impact
De impact was direct meetbaar. De verwerkingstijd ging van gemiddeld 8 uur terug naar onder 30 seconden. De handmatige inzet van studenten en teamleden op deze flow daalde naar nul — die capaciteit gaat nu naar deal-werk in plaats van data-entry. De tijd tot eerste contactmoment verbeterde met 65%. Lead-volledigheid steeg van ongeveer 70% naar 99% — vrijwel geen gaten meer in de CRM-records. En het belangrijkste: de conversie van lead naar deal-gesprek nam toe met 28%, gedreven door zowel snelheid als de hogere data-kwaliteit bij het eerste contact.